Kullanışlı ve ücretsiz bir time tracker: Clockify

Yalın, özelleştirilebilir ve ücretsiz bir alternatif.

Verimlilik mühim. İşletmelerden kişisel yaşamlarımıza, zamanı nasıl kullandığımızın tespit ve raporlaması da öyle. Kurumsal yapılarda bu konular daha oturmuş olsa da iş yapma biçimlerini değiştirme gerekliliği duyan ve büyümekte olan küçük yapılarda da bir noktadan başlamak gerekiyor.

Çalışmakta olduğum Siu Digital’da zaman raporlama, kısmen proje yönetimi ve izin takibi konuları için, geliştirdiğimiz SAMP isimli yazılımı kullanıyorduk. Terzi-sökük hesabı, iyileştirmeye fırsat bulamadığımız kullanıcı deneyimi, birtakım şikayetlere sebep oldu ve bu işe yarayan yeni bir alternatif bulmamız gerekti. Bir süre PM araçları arasında debelendikten ve aslında proje yönetim süreçlerini yüksek ölçüde konvansiyonel yürüttüğümüzü fark ettikten sonra, ilk aşamada ihtiyacımızı görecek şeyin bir timetracker olduğununda karar kıldık.

Arayışı bu yöne çevirdikten sonra bu işi ben üstlenip, Toggl, TimeDoctor, TimeCamp, Timely, Timeneye, Hubstaff, Hourstack, Harvest, Desktime, Tmetric gibi birçok uygulama denedim. Bu uygulamaların birçoğu personel başı aylık 10$ gibi bir ücretle tam performans kullanılabilmesinden ve bu durumun güncel piyasa şartlarında ciddi bir gider kalemi anlamına gelmesinden ötürü, aslında bu denemeler yalnızca uygulamaların nasıl çalıştığının ve bizim neye ihtiyaç duyduğumuzun sağlamasını yapmak için gerçekleştirdiğim keşif gezileriydi. Nitekim bu keşiflerde, mevcut iş yükü içinde çoğu kompleks olan bu araçlardan birine geçişe vakit yaratmanın lüks kaçmasından ötürü, saydıklarımın herhangi birini kullanamayacağımızı anladım.

Esasen, bir kullanıcı hikâyesi olarak, istediğimiz basitti: Her personel, mevcut işini, realtime ya da geçmişe yönelik, müşteri bazlı girebilsin. Bu girişler, çeşitli zaman aralıklarında ve çeşitli filtrelerle raporlanabilsin.Ve en sonunda, Google aramalarının arka sayfalarında umutsuzca gezinirken açtığım bir bağlantı ihtiyaçlarımızı, şaşırtıcı bir biçimde, “free” etiketinin arkasını doldurabilecek kadar ücretsiz olarak karşılıyordu.

Clockify, Sırbistan’da yer alan COING isimli yazılım firmasının geliştirdiği bir timetracker.

Clockify, Sırbistan’da yer alan COING isimli yazılım firmasının bizzat kendi ihtiyaçlarından ve ortak taleplerden yola çıkarak geliştirdiği kullanışlı bir timetracker. COING, Clockify’ı neden ücretsiz var ettiğini şöyle açıklıyor:

We created Clockify because our team needed a time tracker, but all the timekeeping apps were either too expensive or too complicated.

We believe that every team should have access to a simple time tracker without having to pay hundreds of dollars each month. That’s why we offer Clockify for free to teams of all sizes.

İşlevini kısaca, “Clockify ile, takımlar, projeler, görevler, çalışma alanları oluşturabiliyor; proje ve görevleri takımlara ya da kişilere atayabiliyor, müşteri etiketleyebiliyor ve dilediğiniz zaman tüm bu değişkenleri kullanarak filtreleme yapıp, raporlar elde edebiliyorsunuz.” olarak açıklayacağım uygulamayı Siu olarak nasıl uyguladığımızı anlatıp, daha anlaşılır hâle getireceğim.

Nasıl uyguladık?

Siu farklı uzmanlık alanlarını barındıran melez bir yapıda olduğu için departman ihtiyaçları farklılaşıyor. Prodüksiyon ekibi saha girişi yapabilmek için mobil desteği ararken, örneğin iki hafta bir projeye kapanan yazılım ya da animasyon, ekipleri, aynı girişleri yapmak için uğraşmak istemiyor; yahut, operasyonu yoğun olan SM’ciler, böldükleri işleri ayrı ayrı girmek ya da uzun uzun açıklamaktan bir ölçüde haklı olarak kaçınıyor. Bu ihtiyaçları üzerinden oluşturduğumuz kullanım senaryolarını test edince, şuna varıyoruz. Clockify, mobil desteği ile saha, timesheet ve manuel giriş opsiyonlarıyla proje ekipleri, kullanışlı realtime girişe olanak tanıyan tarafıyla da operasyon ihtiyaçlarını karşılıyor. Hâl böyle olunca, hızlı ve etkili bir geçiş yapabilmek ve uygulamayı derli toplu tutarak raporlama kısmını da büyük ölçüde kolaylaştırabilmek için şu adımları izledik.

Departman yöneticileriyle beraber, her departmanın ana iş kalemlerini ve bu işlerin altında yer alabilecek görevleri belirledik. İdari tarafla beraber de herkes için geçerli olan ortak molaları ve izin gerekçelerini çıkardık. Ana iş kalemlerini proje, alt görevleri ise task olarak ekledik.

Tüm departmanların revize süreçleri dâhil hizmet verdiği marka ve müşterileri tag olarak ekledik. Giriş ekranında kolaylık sağlamak adına client olarak eklemeyi tercih etmedik.

Takımları oluşturduk ve eklediğimiz görevleri bu takımlara atadık.

Bir hafta kadar departman yöneticileriyle beraber test ettikten sonra, kullanıma açmak adına sesli ekran videoları kaydedip, tüm personeli uygulamaya davet ettik.

Clockify’ı iki haftadır kullanıyoruz. Ve son aylarda, eski uygulamamız SAMP’in eksikleri yüzünden gerileyen görev girişleri ciddi anlamda çoğaldı. Ve günlük, haftalık, kişi, takım, personel bazlı okunabilir veriler elde etmeye başladık.

Kısaca artı-eksilere de bakalım.

Artılar

Ücretsiz. Clockify, kullanımda çok ciddi farklar yaratmayan bazı özellikleri personel sayısından bağımsız, yalnızca workspace başına, aylık 10$’a sunuyor. ve workspacelerde kullanıcı sınırlaması yok. Öte yandan, bu özellikler, uygulamaya davet edilen her 5 kişi için, bir ay ücretsiz olarak kullanılabiliyor. Yani 25 kişilik bir şirket, Clockify’ı 5 ay boyunca, tüm özellikleriyle ücretsiz kullanabiliyor.

Fazlasıyla kolay ve özelleştirilebilir. Yalın ve hızlı. Ayrıca uygulamayı özelleştirerek, giriş-çıkış ve izin takibini, proje yönetimini, verimliliği, birçok farklı kullanım senaryosuyla, kendi yapınıza uygun olarak kaydedebiliyorsunuz.

Aktif ve güncel. Ticketlara dönüşleri içten ve hızlı. Öte yandan, roadmapleri üzerinde çalışmaya devam ediyorlar. Kısa zaman önce Windows masaüstü uygulaması da geldi.

Farklı platformlar için çözümler sunuyor. Windows, Mac, Android, iOS sistemleri için uygulaması mevcut ve Chrome’a extension olarak eklenebiliyor. Öte yandan, birçok araçla entegre çalışabiliyor.

Dokümantasyonu bol. Hem video hem metin olarak, kullanıma dair açık ve anlaşılır kaynaklar sunuyor.

Eksiler

Türkçe dil desteği henüz yok. Ama lokalizasyon da yol haritalarında. Bir komünite yarattıktan sonra bunun üzerine çalışacaklarını birinci ağızdan öğrendim.

Bazı bilgisayarlarda, açıklama girişlerinde, anlayamadığım, hatta anlayamadığımız biçimde spacebar kullanmaya müsaade etmiyor. Cache, spelling check yapan eklentiler, ya da browser kaynaklı olma olasılığı yüksek; henüz kontrolünü yapamadığım bu durum küçük bir eksi sayılabilir.

Son söz…

Clockify’ı tanıtan Türkçe kaynağa pek rastlayamadım. Doğrusu pek bilinmediğini düşünüyorum. Umarım bu yazı, birilerinin ihtiyacını karşılamaya aracı olur.

Prodüksiyon...

Shopping Cart